Hallittu muutto

Muutokset liiketoiminnassa

Sony Nordic päätti tarkistaa maaorganisaatioidensa toimitilojen soveltuvuuden keskitetysti. Suomessa Sonyn yhteisissä tiloissa toimineet Sony Mobile ja Sony Music olivat vastikään muuttaneet pois, mikä oli jättänyt kolmikerroksisen toimitilan yksin myyntiyksikön käyttöön.

Sonyn vanha toimitila Espoossa oli paitsi nykytoiminnalle liian suuri myös käytännössä muuten toimimaton. Se koostui pääosin eri kerroksissa sijaitsevista yksittäisistä huoneista, mikä vaikeutti sisäistä viestintää. Yhteiset tilat jäivät auttamattomasti liian suurina lähes käyttämättä.

Tavoitteena liiketoimintaa tukevat toimitilat

Sonyllä oli tarve löytää selkeästi pienemmät toimitilat, jotka ratkaisisivat samalla myös muita liiketoimintaan liittyviä tarpeita, kuten näyttely- ja messukuljetuksiin liittyvät logistiset ratkaisut. Toiveiden mukaiset tilat löytyivät Plaza Business Parkista Vantaalta.

Toimitilahanketta johti Tanskasta käsin Sony Nordic, joka myös teki lopulliset päätökset. Pearco tarjosi yritykselle projektin aikana konsultaatiota mm. palvelukumppaneiden valinnassa sekä kalustehankinnoissa ja hoiti tarvittavat järjestelyt.

Paikallisorganisaation edustajana toimi Nordic Sales Support Head Johanna Leskinen. “Pearco teki käytännön järjestelyt helpoksi. Asiakkaana ei tarvinnut puuttua asioihin, joista ei itsellä ole entuudestaan kokemusta. He tarjosivat eri vaihtoehtoja päätöksenteon tueksi ja kommunikaatio toimi todella hyvin”, Leskinen kiittää.

Avaimet käteen

Pearco toimitti muuton Sonylle lähes kirjaimellisesti avaimet käteen -periaatteella. “Ratkaisu kattoi oikeastaan kaiken, mitä yrityksen muuttoprosessiin liittyy”, kertoo Pearcon Kaj Oksanen.

Projektin aikana Pearco toteutti tilankäyttö-, kalustesuunnittelu- ja muuttopalvelun lisäksi myös käytettyjen kalusteiden kierrätyksen sekä vanhojen toimitilojen ennalleen saattamisen. Tämä käsitti lattiapintojen korjauksia ja paikkamaalauksia sekä mm. valomainosten poiston. Pearco myös neuvotteli korjaustyöt ja niihin liittyvät aikataulut suoraan vuokranantajan kanssa Sonyn puolesta

Uusiin tiloihin tehtävissä kaluste- ja valomainoshankinnoissa Pearco auttoi lopullisista hankintapäätöksistä vastannutta Sony Nordicia.

Sonyn ja Pearcon projektiin sisältyivät mm.

• Tilankäyttö- ja kalustesuunnittelu
• Alihankkijaneuvottelut ja aikataulutus
• Tarvittavissa alihankkijavalinnoissa avustaminen
• Muuttopalvelu ja muuton käytännön ohjeistukset
• Käytettyjen kalusteiden kierrätys
• Vanhojen toimitilojen ennalleen saattaminen korjaustöineen

Toiminnan tehokkuutta uusilla toimitiloilla

”Uusi toimitila on meille juuri sopiva”, toteaa Leskinen, “täällä on kaikki tarpeellinen”. Sopivan kokoisten tilojen lisäksi Sony sai kaipaamansa näyttely- ja messutoimintaa helpottavan lastauslaiturin, pienvaraston sekä tarvittavat lisäneuvottelutilat. Muutto uusiin tiloihin on helpottanut myös sisäistä viestintää ja yhteistyötä.

Aiemmin saattoi kulua päiviä ilman kollegoiden välisiä kasvokkain tapaamisia. Nyt kymmenhenkinen päivittäin paikalla oleva tiimi sekä muutamat enemmän liikkuvat tiimin jäsenet ovat jatkuvasti tekemisissä. “Yhteishenkikin on parantunut – on yksikertaisesti helpompi puhua keskenämme”, Leskinen sanoo. “Jos vielä muuttaisimme, ottaisin kyllä Pearcon uudelleen mukaan ja voin suositella myös muille.”