Uudet toimitilat

Fuusion johdosta uusiin tiloihin

Syyskuussa 2015 päätettiin suomalaisten rahapeliyhtiöiden Veikkauksen, RAY:n ja Fintoton yhdistymisestä valtion omistamaksi yhdeksi isoksi rahapeliyhtiöksi. Yhtiön nimeksi tuli Veikkaus ja sen toiminta alkoi 1.1.2017.

Fuusion tapahduttua yhtiö toimi vielä vanhoissa tiloissaan, tosin vain väliaikaisesti, kunnes henkilöstö saatiin kokonaisuudessaan sijoitettua yhteiseen pääkonttoriin. Veikkaus tarvitsi uudet toimitilat, sillä yhdistyneiden yritysten aiemmat toimitilat eivät sellaisenaan täyttäneet vaadittuja kriteerejä.

Veikkaus etsi valmiita, joustavia monitoimitiloja pääkaupunkiseudulta, jonne mahtuisi uuden organisaation arvioidut 900 pääkonttorityöntekijää. Uudet toimitilat löytyivät kesällä 2016 Aku Korhosen tieltä Helsingin Haagasta, ja uuden toimitilan suunnitteluprosessi alkoi saman vuoden joulukuussa.

Pearco mukaan muuttoprojektiin

Loppukeväästä 2017 muuttoprojektin suunnittelu käynnistyi, ja Veikkauksen sisäisen työryhmän lisäksi siihen osallistui eri osa-alueiden palveluntoimittajia, suunnittelijoita, urakoitsijoita, kalustetoimittajia ja muuton ammattilaisia. Projektin onnistumisen kannalta oli ensiarvoista, että yhteistyö oli sujuvaa eri toimijoiden välillä ja tiedonkulku katkeamatonta.

Veikkaus tarvitsi muun muassa apua muuttojärjestelyiden ja kalustekokonaisuuden hallinnointiin. Niiden toteuttajaksi valittiin kilpailutuksen kautta Pearco, jolla oli kokemusta samankaltaisista ja -laajuisista toimitilaprojekteista.

Pearcon tehtäviin kuuluivat Veikkauksen toimipisteiden kalustekannan inventointi, kalusteiden käytettävyysarvion laatiminen sekä kalusteiden sijoittelu muutto- ja asennuskuviin. Veikkaus päätyi myös lunastamaan kalusteita edeltävältä vuokralaiselta kustannustehokkaan ratkaisun saavuttamiseksi. Pearcon hallinnointityöhön sisältyi myös näiden huomioonotto. Pearco myös konsultoi Veikkausta tarvittavissa kalustehankinnoissa.

Hallittu muutto

Muuttoa lähdettiin toteuttamaan elokuussa 2017 kerros kerrallaan nopealla aikajänteellä katkeamattomana prosessina palvelukatkoksen minimoimiseksi. Monisäikeisessä ja aikataulultaan haastavassa projektissa tietyt muutostarpeet ilmenivät luonnollisesti vasta projektin edetessä.

’’Haastekertoimia ei projektista puuttunut. Tämä oli meille eräänlainen oppimisprosessi, sillä meillä itsellä ei ollut aiempaa kokemusta vastaavasta muutosta’’, kuvailee Veikkauksen toimitilajohtaja Anna Segercrantz.

Segercrantz kertoo, että Pearcon yksityiskohtainen projekti- ja hallinnointiosaaminen, ymmärrys realistisesta aikataulutuksesta sekä sisustuksellinen näkemys osoittautuivat suureksi eduksi Veikkaukselle. Pearco toimi asiantuntevasti haastavissa tilanteissa ja oli joustava äkillisten muutosten suhteen.

Tavoitteiden mukainen lopputulos

Pearcon toimenkuva laajeni muuton aikana osajohtamistehtäviin. Se auttoi määrittelemään muutossa toimivien tahojen vastuurajat ja valvomaan roolien toteutumista. Lisäksi yhtiö edesauttoi palveluntuottajien välistä kommunikaatiota ja toimi tiiviissä yhteistyössä valitun muuttoyrityksen ja kalustetoimittajan kanssa.

Pearco osallistui myöhemmässä vaiheessa myös tilasuunnitteluun. Yritys laati lopulliset kalusteiden sijoittelukuvat, mikä mahdollisti projektin etenemisen aikataulun mukaisesti. ’’Hyödynsimme Pearcon osaamista tilasuunnittelussa, sillä oli ehdottoman tärkeää pysyä muuttoaikataulussa. Samalla henkilöstömme oli pystyttävä työskentelemään normaalisti ilman katkoksia ja häiriöitä’’, Segercrantz painottaa.

Veikkaus on erittäin tyytyväinen lopputulokseen ja Pearcon rooliin projektissa. Segercrantz kertoo, että kääntyisi mielellään heidän puoleensa vastaisuudessakin. Nykyisen kalustekannan hallinnoiminen sekä tilakäytön kehittäminen ovat Segercrantzin mukaan mahdollisia tulevaisuuden tarpeita, joihin Veikkaus voisi hyödyntää Pearcon ammattitaitoa. Lähitulevaisuudessa Veikkaus keskittyy pääkonttorissa tilojen viimeistelyyn.