Vielä kolme kuukautta sitten toimistossa esiintyi arkea kuormittavia haasteita. Avotilassa äänet kiersivät vapaasti, eikä keskittymiseen löytynyt rauhallista paikkaa. Ainoa neuvottelutila oli jatkuvasti varattuna. Vetäytymistiloja oli liian vähän, joten etäpalavereita käytiin usein taukotilassa tai muissa siihen sopimattomissa tiloissa. Työpisteet eivät mukautuneet työn tarpeisiin, ja säilytysratkaisut olivat riittämättömiä.
Vaikka tila oli teknisesti toimiva, se ei enää tukenut työn arkea.
Keskittyminen herpaantui, kiire tuntui jatkuvalta ja työpäivät alkoivat tuntua tavallista raskaammilta. Melu, ahtaus ja jatkuvat keskeytykset lisäsivät kuormitusta huomaamatta. Usein puhelut jouduttiin hoitamaan avotilassa, jolloin kaikki kuulivat kaiken – ja samalla muiden työ keskeytyi. Energiaa kului asioihin, joiden ei pitäisi viedä tilaa työltä: sopivan paikan etsimiseen puhelulle tai etäpalaverille, rauhallisen hetken odottamiseen, keskittymisen uudelleen kokoamiseen.
Nyt toimisto näyttää ja tuntuu täysin erilaiselta.
Aamun valo virtaa sisään tilaan, joka tuntuu rauhalliselta, toimivalta ja selkeältä. Työpisteet ovat korkeussäädettäviä ja oikein sijoiteltuja. Neuvottelutiloja on riittävästi eri käyttötarkoituksiin. Äänimaailma on rauhallinen – taustamelu on vaimennettu akustiikkaa parantavilla ratkaisuilla. Lounge-alueet kutsuvat kohtaamisiin, ja vetäytymistiloissa voi työskennellä keskeytyksettä.
Tila on selkeä, toimiva ja viimeistelty.
Tätä on tyylikäs toimistoelämä.
//KUVAT1//
Muutos ei tapahtunut itsestään.
Kaikki alkoi pysähtymisestä – siitä hetkestä, kun päätettiin selvittää, mikä tilassa oikeastaan kuormittaa, ja mitä pitäisi muuttua.
Mikä toimii, mikä ei? Millainen tila oikeasti tukee työn arkea – nyt ja tulevaisuudessa?
Näiden kysymysten pohjalta laadittiin selkeä toimitilastrategia. Sen avulla päätettiin, mitä säilytetään, mitä muutetaan ja mihin panostetaan.
Kalusteet käytiin läpi – kaikkea ei uusittu.
Ennen hankintoja tehtiin kattava kalustekartoitus.
Mitä voidaan hyödyntää uudelleen? Mitä kunnostaa? Mitä kierrättää vastuullisesti?
Tarkka arviointi mahdollisti kustannustehokkuuden ja ympäristöystävälliset ratkaisut ilman kompromisseja lopputuloksessa.
Tila suunniteltiin työn ehdoilla.
Kaikki tilaratkaisut perustuivat työn tekemisen tarpeisiin:
– keskittymistä varten tarvittiin rauhallisia alueita,
– yhteistyöhön sopivia avoimia tiloja ja
– palautumiseen tilaa hengittää.
Kulkuväylät, akustiikka, valaistus ja säilytysratkaisut suunniteltiin osaksi yhtenäistä kokonaisuutta.
Materiaalit, värit ja kalusteet viimeistelivät tilan ilmeen – selkeäksi, rauhalliseksi ja brändin mukaiseksi.
Kalusteet, logistiikka ja käyttöönotto hoidettiin hallitusti.
Kalusteet toimitettiin ja asennettiin sovitussa aikataulussa. Osa oli uusia, osa kunnostettuja – valinnat tehtiin tarpeen, budjetin ja tyylin mukaan. Ja mikä hienoa, kalusteet sai vuokrattua.
Muutto ja käyttöönotto hoidettiin hallitusti. Työt jatkuivat ilman keskeytyksiä.
Tuki jatkuu myös arjessa.
Uudistus ei päättynyt siihen, kun tila oli valmis.
Tilaa kehitetään edelleen työn mukana: kalusteita voidaan siirtää, täydentää tai muokata helposti, kun tarpeet muuttuvat.
Lopputulos on enemmän kuin uusi ilme:
- Toimitila toimii aidosti työn tukena.
- Ihmiset viihtyvät, keskittyvät ja jaksavat paremmin.
- Yrityksen arvot näkyvät ympäristössä – tyylillä ja selkeydellä.
- Johtaminen helpottuu, ja arki rullaa.
Tätä on tyylikäs toimistoelämä.
Ja se on mahdollinen, kun tila suunnitellaan ja toteutetaan huolella – työn arkea ymmärtäen.
Voisiko tämä olla teidänkin toimitilojen tarina?
Tutustu Pearcon palveluihin ja katso, millaisissa toimilojen muutoksiin ja muuttoihin liittyvissä asioissa voimme auttaa.
Ota yhteyttä ja aloitetaan keskustelu teidän toimitilauudistuksesta.
Soita 020 740 1621, lähetä sähköpostia: myynti@pearco.fi tai jätä yhteydenottopyyntö: