Joulukuun 7. päivän luukussa tarkastelemme, mitä neljä tuoretta toimitilamuutosprojektia paljastavat yritysten yleisimmistä haasteista — ja miten oikean kumppanin valinta voi muuttaa koko prosessin odottamattoman sujuvaksi.
Useimmille organisaatioille toimitilamuutos ei ole arkipäivää. Siksi projektin alkuvaihe nostaa esiin samoja kysymyksiä:
-
mistä kokonaisuuden pitäisi lähteä liikkeelle?
-
mitä nykyisestä kannattaa hyödyntää ja mitä täydentää?
-
miten muutos toteutetaan ilman, että arki häiriintyy?
-
ja miten tehdä ratkaisuja, jotka ovat sekä vastuullisia että järkeviä taloudellisesti?
Pearco toimii tässä kohtaa kumppanina, joka selkeyttää kaiken: kartoitamme asiakkaan tilanteen, suunnittelemme ratkaisun aina asiakaskohtaisesti eikä valmiin mallin mukaan, ja toteutamme muutoksen johdonmukaisena kokonaisuutena. Viimeisimpien referenssiemme Good Signin, VTK Kiinteistöjen, Navitecin ja Pajala Yhtiöiden kokemukset kuvaavat tätä hyvin.
1. haaste: mistä aloittaa?
Ratkaisu: selkeä prosessi ja yksi vastuullinen kumppani
Monella asiakkaalla vaikein vaihe on juuri alku. Kokonaisuus näyttää suurelta, vaihtoehtoja on paljon ja näkymä on epäselvä.
Pearco aloittaa kartoittamalla nykytilanteen ja tavoitteet — ja rakentaa niistä ymmärrettävän, vaiheistetun suunnitelman. Esimerkkejä referensseistämme:
-
Navitec sai projektipäällikön, joka piti kaikki langat käsissään.
-
Pajala Yhtiöiden projekti eteni suunnittelusta muuttoon yhden kumppanin kautta.
-
Good Signin muutoksessa eteneminen oli asiakkaan mukaan selkeää ja rauhallista.
-
VTK Kiinteistöt saivat sekä välivaiheen että uuden toimiston ratkaisun saman palvelupolun sisällä.
Kun vastuut on määritelty, asiakkaan ei tarvitse johtaa projektia — vaan vain tehdä päätökset.
2. haaste: mitä säilyttää, mitä täydentää, mitä hankkia?
Ratkaisu: harkitut ja vastuulliset valinnat, jotka säästävät sekä ympäristöä että budjettia
Käytännön valinnat ovat usein hankalia ilman asiantuntijaa. Pearco arvioi, mitkä ratkaisut palvelevat asiakasta aidosti — ei oletusten, vaan tarpeiden perusteella.
Tämä näkyi kaikissa projekteissa:
-
VTK Kiinteistöt kalustettiin kiertotalouden periaatteilla.
-
Good Sign sai prosessin, jossa vanhan järjestely ja uuden toteutus muodostivat yhden selkeän kokonaisuuden.
-
Navitec hyötyi käytetyistä mutta laadukkaista kalusteratkaisuista.
-
Pajala Yhtiöt saivat tyylikkään mutta taloudellisesti viisaasti rakennetun työympäristön.
Harkittu suunnittelu tuo kaksi hyötyä yhtä aikaa: ratkaisu on ekologinen ja kustannustehokas.
3. haaste: miten varmistaa, ettei arki keskeydy?
Ratkaisu: vaiheistus ja käyttöönotto, joka ei kuormita henkilöstöä
Toimitilamuutos voi helposti katkaista työnteon. Pearco suunnittelee aikataulun ja käytännön toteutuksen niin, että asiakkaan arki pysyy mahdollisimman ehjänä:
-
VTK Kiinteistöt saivat toimivat väliaikaiset työpisteet remontin ajaksi.
-
Good Sign pääsi muuttamaan käyttövalmiisiin tiloihin.
-
Pajala Yhtiöillä muutos ajoitettiin lomakaudelle — työntekijät lähtivät kesälomalle vanhasta toimistosta ja palasivat lomalta uuteen, valmiiseen toimistoon.
Kun siirtymä on hallittu, muutos tuntuu asiakkaasta kevyeltä.
4. haaste: miten toimia vastuullisesti — oikeasti?
Ratkaisu: vastuullisuus sisältyy suunnitteluun ja toteutukseen alusta alkaen
Yritykset haluavat tehdä ympäristövastuullisia päätöksiä, mutta käytännön toteutus voi olla epäselvä. Pearcon toimintamallissa vastuullisuus ei ole irrallinen lisä, vaan sisäänrakennettu osa prosessia:
-
käytetään järkevästi olemassa olevaa
-
valitaan käytettyjä ratkaisuja aina kun mahdollista
-
hankitaan uutta vain tarpeeseen
-
ja huolehditaan kierrätyksestä asianmukaisesti
Tämä ajattelu näkyi kaikissa neljässä projektissa — ja teki lopputuloksista sekä ekologisesti että taloudellisesti kestäviä.
Lopputulos: helppo muutos, toimivat tilat ja tyytyväinen asiakas
Vaikka kaikkien näiden asiakasprojektien sisältö ja lopputulokset olivat erilaisia, yksi asia yhdisti kaikkia:
toimitilamuutos toteutettiin asiakkaan ehdoilla ja tila rakennettiin asiakkaan identiteetin ja työnkulkujen ympärille, ei trendien tai tuotteiden ympärille. Lopputuloksena järkevä ja kestävällä tavalla toteutettu toimitila. Kun suunnittelu, toteutus ja muutto tehdään yhtenä palveluna:
-
arki ei häiriinny
-
päätöksenteko on selkeää
-
ratkaisut ovat ekologisia ja edullisia
-
muutos on asiakkaalle helppo
-
ja lopputulos on aidosti toimiva arjessa
Päivän oivallus:
Toimitilamuutos voi olla huomattavasti helpompi, ekologisempi ja edullisempi kuin moni ajattelee — kun kokonaisuus suunnitellaan yhtenä kokonaispalveluna, asiakaskohtaisesti ja arjen sujuvuus edellä.
Kyllä, toimitilamuutos voi olla yhtä aikaa helppo, vastuullinen ja kustannustehokas, kun sen toteuttaa kumppani, joka näkee kokonaisuuden ja ohjaa muutoksen alusta loppuun.
Tutustu toimitilamuutosten palveluihin ja mitä kokonaisuus pitää sisällään:
Haluatko tehdä toimitilamuutoksesta selkeän ja sujuvan?
Keskustellaan tarpeistanne ja rakennetaan yhdessä ratkaisu, joka on helppo toteuttaa, ekologinen ja budjettiinne sopiva. Ota yhteyttä – autamme mielellämme eteenpäin. Soita 020 740 162, lähetä sähköpostia: myynti@pearco.fi tai jätä yhteydenottopyyntö: